Thuiswerk is de nieuwe manier van werken. Het gros van de vergaderingen gaan nu gewoon door vanuit je living of home office. Of je nu vergadert in kleine groepen of met een heel team, online vergaderen vraagt net als een real life meeting organisatie, geschikt materiaal en professionele software om alles vlot te laten verlopen.

Waarom op afstand?

De reden voor meer thuiswerk en de shift naar online vergaderen is op het eerste zicht voor de hand liggend. De pandemie heeft bedrijven en werknemers gedwongen om zich in een racetempo aan te passen aan opgelegde richtlijnen van de overheid. Hoe ga jij als werkgever nu om met deze technologische shift? Video conferencing is zeker niet nieuw, maar nu krijgt zo goed als iedereen er mee te maken. En dat heeft heel wat voordelen: er is geen verplaatsing nodig, geen reistijd, het is dus enorm kostenbesparend en productiviteitsverhogend. Tenminste, als alles lekker loopt, want een haperend beeld en stotterend geluid komen jammer genoeg nog al te vaak voor. Degelijk en professioneel materiaal is zonder twijfel belangrijk voor probleemloze video conferencing.

Nieuwste vergadertechnologië

Apparatuur en benodigdheden voor een geslaagde en kwalitatieve videoconference zijn afhankelijk van de grootte van de groep waarin je vergadert.  In kleine groepen zijn een camera en een degelijk scherm al voldoende. Gaat het over grotere aantallen, dan moet je rekening houden met de audio: voorzie dus speakers en microfoons die ontwikkeld zijn voor grotere groepen. Geen gedoe meer met kabels en vertraging bij de opstart van een vergadering door nog gauw de juiste connecties te maken of installaties uit te voeren? Draadloos presenteren maakt komaf met tijdrovende voorbereidingen en geklungel met bedrading en kabels. Deze nieuwe technologie maakt vlot en interactief vergaderen kinderspel. Aandacht (en geduld) is zoals je weet een delicaat gegeven. Mensen zijn van nature snel afgeleid. Voorkom daarom technologische minpuntjes die een vergadering onnodig ophouden en de aandacht verzwakken.

Gaan we nu naar een volledig digitaal vergadermodel?

Best niet. We mogen het belang van sociale cohesie binnen een bedrijf niet onderschatten. Non-verbale communicatie gaat tijdens een call vaak verloren. Bovendien zijn mensen sneller afgeleid tijdens een video call dan in real life. Met alle gevolgen van dien. Gelukkig kunnen we een call opnieuw bekijken, maar ook dit is enorm tijdrovend. We zitten al praktisch de hele dag voor schermen, niet alleen op professioneel vlak, maar ook in ons privéleven. Zo nu en dan een fysieke vergadering kan een welgekomen afwisseling zijn. Vergeet ook niet dat zakenrelaties ontwikkelen en onderhouden belangrijk zijn voor je bedrijf, alles via calls bespreken in plaats van daadwerkelijke ontmoetingen in te plannen, kan nefast zijn voor een gezonde ontwikkeling van deze relaties.